ABBYY FlexiCapture для финансовых документов
Описание задачи
Оперативная и качественная обработка счетов-фактур – важный вопрос для каждого предприятия. Своевременная подача отчетности по НДС позволяет более эффективно распоряжаться денежными ресурсами, вовлекая освобожденные деньги в производственный процесс. В то же время, чем больше компания и чем больше операций она выполняет, тем больше времени и ресурсов расходуется на обработку счетов-фактур.
Особое напряжение в финансовом отделе предприятия возникает в конце каждого месяца, когда недисциплинированные поставщики массово присылают финансовые документы, закрывая месячную отчетность. Если обычно в течение дня требуется обработать 20-30 документов, то в конце каждого месяца возникает необходимость обработки сотен и тысяч документов за считанные дни.
Знакомая ситуация?
Следует также отметить, что к учету могут приниматься только счета-фактуры, заполненные в соответствии с законодательством (документ должен быть полностью оформлен на русском языке, не должно быть латинских символов, адреса и реквизиты поставщика и покупателя должны быть указаны правильно и т.д.). Если своевременно не отследить эти ошибки в счетах-фактурах, налоговые органы могут выдвинуть претензии и наложить штрафные санкции.
Как обычно решается эта задача?
Несколько квалифицированных и высокооплачиваемых сотрудников финансовой службы в течение нескольких дней занимаются приходованием товаров и услуг по счетам-фактурам. На это время они фактически переквалифицируются в операторов ручного ввода данных. Перебирая документ за документом, подкладывая линейку, чтобы не сбиться со строки, они вводят все необходимые данные вручную. Но даже опытный оператор неизбежно допускает ошибки. Кстати, к вечеру, когда глаза устают, и от монотонной работы начинают путаться цифры, столбцы и строки, количество ошибок возрастает в несколько раз. Поэтому введённые ручным способом данные впоследствии необходимо будет перепроверить.
Можно ли сократить время, затрачиваемое на обработку и проверку счетов-фактур и повысить качество данных? Можно. Компания ABBYY предлагает специальное автоматизированное решение для ввода финансовых документов, основанное на технологии ABBYY FlexiCapture.
Как работает система?
Оператор открывает приложение ABBYY FlexiCapture на персональном компьютере.
Затем помещает пачку бумажных счетов-фактур в автоподатчик сканера и нажимает на кнопку «Сканировать».
Дальше ABBYY FlexiCapture все сделает автоматически: отсканирует счета-фактуры, выделит нужные поля, распознает их и проконтролирует правильность результата.
Документы подаются оператору в стандартизированном виде для окончательного подтверждения правильности ввода и возможной коррекции.
После этого ему остается только нажать на кнопку «Отправить», чтобы сохранить данные в финансовой системе, базе данных или в файле.
Эффект от применения системы
- Увеличение скорости ввода счетов-фактур в 3-10 раз
- Сокращение количества ошибок.
- Налаженный поток важной финансовой информации со счетов-фактур в вашу финансовую или бухгалтерскую систему.
- Сокращение суммарных расходов на обработку счетов-фактур более чем на 50%
- Своевременная отчетность по НДС, что позволяет оставлять в бизнесе значительную сумму денежных средств.
- Снижение риска претензий и штрафных санкций налоговых органов благодаря автоматической проверке реквизитов организаций и описаний номенклатур.
- Архив электронных образов счетов-фактур позволит найти и распечатать нужные документы за считанные секунды. Срок возврата инвестиций в ABBYY FlexiCapture составляет от 3 до 6 месяцев.
Любые вопросы по возможностям, использованию и внедрению решения по сканированию счетов-фактур, накладных и других финансовых документов отправляйте по электронной почте corporate@abbyy.ua или обращайтесь по телефону +8 (044) 490-99-99 в отдел Корпоративных проектов.